VET-LIMS aplikacija je rađena i usklađena prema zahtjevima standarda ISO/IEC 17025 i puštena u rad 2016.godine, dok su dorade i unaprijeđenja rađena kroz 2017. i 2018. godinu.
U sistem je uključeno 15 laboratorija, koje su podjeljene u 4 centra (centar za kontrolu namirnica, centar za peradarstvo, centar za kontrolu zdravlja zivotinja, centar za reprodukciju i genetiku). Rad laboratorija je suštinski isti, međutim, s druge strane gledišta se razlikuje od centra do centra, kao i unutar samog centra. Neke laboratorije obrađuju jedan uzorak, neke nekoliko stotina uzoraka unutar jednog kartona. Svaka laboratorija ima svoje specifičnosti.
Također, postoji i potreba za međulaboratorijskom saradnjom. Stoga je ova aplikacija morala pokriti razne slučajeve i zahtjeve, koji su bili prisutni kako od starta, tako su postali evidentni i kroz sam rad na sistemu.
VET-LIMS aplikacija u upotrebi na Veterinarskom fakultetu u Sarajevu, BiH
„Na godišnjem nivou, preko 100.000 laboratorijskih materijala i uzoraka dolazi u petnaest laboratorija koje djeluju u okviru Veterinarskog instituta. U suradnji sa QSS-om, Veterinarski fakultet je za cilj imao da kreira informacijski sistem koji će menadžmentu ove institucije pomoći da na efikasniji, brži i racionalniji način upravlja sa zaprimljenim podacima.“
VET-LIMS aplikacija se sastoji od sljedećih modula:
- Karton uzorka
- Fakturisanje
- Magacin
- Administracija
Osnovni tok procesa od ulaska uzorka do izvještavanja:
- Kreiranje kartona uzorka
- Odabir metoda i parametara pretraživanja
- Analiza uzoraka
- Unos rezultata
- Izvještaj o ispitivanju
- Mjesečni izvještaji
- Izvještaji o zbrinjavanju otpada i izlaznoj pošti
- Kreiranje pojeinačnih/zbirnih faktura
- Prikaz liste kartona uzorka po laboratorijama
- Korak 1 – osnovne informacije o kartonu, klijentu, uzorku
- Korak 2 – odabir pretraga koje će biti vršene nad uzorcima
- Korak 3 – unos rezultata pretraga za svaki uzorak i pregled izvještaja o ispitivanju
- Korak 4 – pojedinačno zbrinjavanje otpada/izlazna pošta
Modul: Karton uzorka
Dodatne opcije/pogodnosti:
- Kloniranje kartona (full i basic)
- Generisanje QR koda
- Interlab
- Preuzimanje potvrde o predaji uzorka na ispitivanje
- Arhiva
- Registar klijenata
- Registar projekata
- Šifarnici
- Zahtjevi za fakturu
- Izvještaji
Modul: Fakturisanje
- Pregled pristiglih zahtjeva za fakturisanje
- Kreiranje finalnih faktura
- Upravljanje cjenovnikom
- Registar klijenata
Modul: Magacin
- Provedeni postupci
- Zahtjevi za nabavku
Modul: Administracija
- Korisnici
- Sistemske postavke
- Audit
„Uz VET-LIMS platformu, korisnici su dobili potpun pregled situacije te njima relevantnih istraživanja, od ulaska uzorka u laboratoriju, do rezultata istraživanja. Na ovaj način, Veterinarski fakultet je stekao uvjete da značajno umanji broj prethodno potrebnih administrativnih procedura, olakša rad uposlenicima te ubrza interne procese; što je u konačnici dovelo do boljeg planiranja aktivnosti i raspodjele finansijskih resursa.“
